Phần mềm một cửa điện tử là một ứng dụng tin học hóa các giao dịch giữa tổ chức, cá nhân với cơ quan hành chính nhà nước và giữa các cơ quan hành chính nhà nước theo cơ chế “một cửa, một cửa liên thông” để giải quyết các thủ tục hành chính.

Theo Bộ TT&TT, phần mềm một cửa điện tử cấp huyện phải cho phép định nghĩa quy trình xử lý thủ tục hành chính và hệ thống biểu mẫu thông qua giao diện người dùng; cung cấp mở rộng các kênh giao tiếp qua mạng Internet, mạng điện thoại và hệ thống tin nhắn di động.

Phần mềm này cũng phải cho phép các cán bộ công chức phối hợp giải quyết các thủ tục hành chính xuyên suốt, nhất quán và minh bạch trên môi trường mạng theo tinh thần “một cửa liên thông”.

Phần mềm một cửa điện tử, theo quy định của Bộ TT&TT, phải có đủ 8 chức năng cơ bản: quản lý danh mục thủ tục, hồ sơ, biểu mẫu; tiếp nhận và xử lý hồ sơ; báo cáo thống kê; quản lý văn bản hồ sơ; quản lý danh mục tham chiếu; quản trị người dùng; quản trị hệ thống; điều hành, tác nghiệp; các tiện ích.

Ngoài các chức năng trên, Bộ TT&TT cũng đưa ra một số chức năng phần mềm một cửa điện tử nên có, gồm chức năng quản lý thủ tục; hệ thống hội thoại trực tiếp cho những người tham gia hệ thống một cửa trao đổi thông tin.

Về tính năng kỹ thuật, Bộ TT&TT quy định phần mềm một cửa điện tử phải có giao diện người dùng đầu cuối dựa trên nền tảng web, đáp ứng số lượng lớn người truy cập tại cùng thời điểm, cho phép cài đặt theo mô hình máy chủ ứng dụng và máy chủ cơ sở dữ liệu, cho phép cài đặt theo mô hình máy chủ chính và máy chủ dự phòng và có phân vùng bảo mật nhiều lớp.

Bên cạnh đó, phần mềm một cửa điện tử phải đáp ứng một loạt tính năng kỹ thuật khác về lưu trữ, giao diện, kết nối thiết bị, bảo mật, trao đổi, tích hợp và khai thác – vận hành.

Hệ tra cứu hồ sơ có các mục đích chính sau đây:

Tạo thuận lợi nhất cho công dân tra cứu và tiếp cận thông tin về các quy trình và thủ tục về hồ sơ 1 cửa.

Đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, công khai thông tin quá trình xử lý các hồ sơ hành chính.

Hỗ trợ giao dịch giữa các công dân và tổ chức quản lý hành chính, giảm áp lực đối với các cán bộ tiếp nhận và hoàn trả kết quả tại bộ phận 1 cửa.

Xây dựng mô hình hỗ trợ, tương tác, cung cấp thông tin từ công dân tới chính quyền và ngược lại.

Yêu cầu hệ thống:

-         Quản lý toàn bộ công tác tiếp nhận, giao xử lý và chu trình xử lý của các bộ phận đối với việc tiếp nhận và hoàn trả kết quả xử lý hồ sơ hành chính.

-         Chuẩn hóa các thủ tục, hồ sơ, đưa mã số quản lý vào quản lý một cách khoa học, tăng hiệu quả trong công tác theo dõi quá trình xử lý hồ sơ, tìm kiếm kết quả hò sơ.

-         Giao diện tiếng Việt, đơn giản, dễ sử dụng và ổn định trong vận hành.

-         Các bước tiếp nhận và chuyển giao xử lý được cụ thể hóa bằng các tình trạng xử lý tại các bộ phận nhằm minh bạch hóa công tác xử lý, giúp lãnh đạo, công dân nắm được chu trình đi của hồ sơ tại mọi thời điểm.

VD: Hồ sơ mới nhận --> Hồ sơ đã chuyển về phòng để xử lý --> hồ sơ đang xử lý --> Hồ sơ đã xử lý, đang trình ký --> Hồ sơ đã xử lý xong --> Hồ sơ đã chuyển về bộ phận 1 cửa.